Wenn nahezu alle Dokumentenprozesse soweit sinnvoll automatisiert wurden, holen Sie den größten Nutzen aus einem solchen System. Alle Dokumente werden in einem zentralen Datenpool automatisiert abgelegt und stehen somit allen autorisierten Mitarbeitern schnell und einfach zur Verfügung. Die Dokumente “wandern“ elektronisch durch das Unternehmen und können beispielsweise für einen Rechnungs-Freigabeprozess „Papier-„ und somit Ortsunabhängig gegen gezeichnet / frei gegeben werden.

Ein schönes Beispiel hierfür ist ein weltweit agierendes Unternehmen das durch den Einsatz von [accantum] nun wesentlich schneller die Rechnungen frei zeichnen kann und diese nicht erst von Standort zu Standort weiterleiten muss. Dieses Beispiel gilt für viele andere Geschäftsprozesse ebenso. Mitarbeiter arbeiten ständig mit Dokumenten wie Angebote, Verträge, Kalkulationen etc. hierbei werden diese Dokumente zunehmend per Email versendet und damit liegen diese Dokumente oftmals in persönlichen Ordnern und sind nicht zentral für die Beteiligten einsehbar obwohl Anfragen von Kunden zeitnah beantwortet werden müssen.

Die zentrale Verfügbarkeit von Dokumenten und zugehörigen Informationen ist für so manches Unternehmen mit entscheidend für die Produktivität und somit auch für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.