Stürmer Maschinen GmbH
Die Archiv- & Dokumentenlösung für den Technischen Großhandel
Archivierung von Ein– und Ausgangsbelegen, elektronisches Lieferschein– und Kundenarchiv, Vereinfachung des Posteingangs und dessen Verwaltung.
Die Firma Stürmer Maschinen GmbH:
Die Firma Stürmer Maschinen GmbH mit Sitz in Hallstadt/Bamberg verkauft seit knapp 30 Jahren Maschinen aus dem Bereich Schweißtechnik, Metall- und Holzbearbeitung, Druckluft sowie Werkstatttechnik an ca. 2000 Wiederverkäufer in ganz Deutschland und Europa. Für das Familienunternehmen bildet gegenseitiges Vertrauen die Grundlage für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit mit Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten und Mitarbeitern.
Zielsetzung:
Aufbau eines kundenorientierten elektronischen Archivs. Hier sollen sich die Kundenhistorie inklusive aller Belege geordnet wiederfinden. Das schnelle Finden einzelner Belege und Vorgänge ist eine weitere Anforderung an das Archivsystem. Nach einer Anlaufphase soll der Arbeitsablauf (Workflow) zur Vereinfachung und Beschleunigung der Papierlaufzeiten eingesetzt werden.
Die Lösung:
Installation des [accantum] DMS / Archivsystems auf 50 Arbeitsplätzen in der kaufmännischen Abteilung und im Bereich Logistik. Alle eingehenden Belege werden vereinfacht über Barcode Erkennung eingescannt (Label-Druck). So können beim Eingehen eines Dokumentes alle zugehörigen Seiten und weitere Dokumente im Stapel gescannt und automatisiert archiviert werden. Nach dem automatisierten archivieren, steht der Posteingang dem Empfänger über [accantum] schnell und papierlos zur Verfügung. Zusätzlich wird durch das automatisierte Ablegen aller eigen erzeugten Dokumente, ein elektronisches Kundenarchiv aufgebaut. Die intuitive und übersichtliche Oberfläche von [accantum] und der webbasierende Aufbau, machen einen schnellen, übersichtlichen und einfachen Zugang zu allen Dokumenten möglich. Das spart Zeit. Des Weiteren wird durch die elektronische Archivierung kein zusätzlicher neuer Anbau für ein Papier-Archiv nötig. Nach erfolgreicher Einführung von [accantum], ist eine spürbare Arbeitserleichterung und Zeitersparnis zu erkennen.
Nutzen:
- Einfacher & intuitiver Zugang zu allen wichtigen Dokumenten
- Rechtlich sichere und strukturierte Aufbewahrung aller relevanten Dokumente
- Volltexterkennung, strukturierte Suche über benutzerdefinierte Suchroutinen
- Schnelle & sichere Verwaltung der Zugriffsberechtigungen
- Zugriffe auf Dokumente von mehreren Arbeitsplätzen
- Papiermengen reduziert und dadurch Ressourcen geschont
- Kosten für zusätzliches Papier-Archiv eingespart
