BVH Bitumen Vertrieb und Handel
Die Archiv- & Dokumentenlösung für Vertrieb und Handel
Archivierung von Ein– und Ausgangsbelegen, elektronisches Kundenarchiv, Vereinfachung des Posteingangs und dessen Verwaltung, sichere Email Archivierung
Die Firma BVH Bitumen Vertrieb und Handel GmbH:
Seit 2001 ist die BVH Bitumen Vertrieb und Handel GmbH spezialisiert auf Straßenbau-, Industrie-, Oxid- und modifiziertes Bitumen. Langjährige Erfahrungen in dieser Branche garantieren eine hohe Qualität.
Zielsetzung:
- Beschleunigen und vereinfachen der Dokumenten-Ablage
- Digitales Kundenarchiv erstellen (Rechnungen/Aufträge/ Lieferscheine… auf einen Blick)
- Programmierung eines automatischen Arbeitsflusses
- Erstellung einer Mandanten–Verwaltung
- Sichere Email Archivierung
Die Lösung:
Das [accantum] DMS/Archivsystem wurde für 10 Mitarbeiter installiert. Dokumente die über den Posteingang ins Unternehmen kommen, werden mit einem Barcodelabel versehen und automatisiert im Stapel archiviert. Durch die daraus gewonnen Zeitersparnis und die Einsparung des Papierarchives wird eine erhebliche Kosteneinsparung erzielt. Durch Aufbau einer speziellen Ordnerstruktur innerhalb des [accantum] Ablagesystems, wurde die Möglichkeit für die Verwaltung mehrerer Mandanten geschaffen. Über die Regelung der Zugriffsberechtigung können die einzelnen Mandanten nur von Mitarbeitern eingesehen werden, die hierfür die erforderlichen Berechtigungen haben. Durch die Möglichkeit, in [accantum] Belege mit einem Arbeitsfluss zu versehen, wurde eine Vereinfachung der Dokumentenprüfung erzielt, die zusätzlich papierlos von statten geht. Für die Email Archivierung, wurde ein „[accantum] Knopf“ im Outlook erstellt, mit dem die Mitarbeiter die zu archivierenden Mails ablegen können. So ist eine einfache und sichere Ar-chivierung und der mehrdimensionale Zugriff gesichert. Die offen gestaltete und individuell erstellbare Struktur in [accantum], ermöglicht eine ideale und individuelle Anpassung an alle Kundewünsche.
Nutzen:
- Zugang zu Unterlagen und Ordner schneller
- Verwahrung der Belege rechtlich sicher
- Dokumentenzugriff für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig
- Email-Zugriff mehrdimensional möglich
- Zusammenfassen aller Dokumente zu einem Vorgang
- Dokumentenabgleich beschleunigt
- Archivräume und Papierkosten eingespart
